“Am Anfang erscheint es oft einfacher, die alten Wege weiterzugehen…”
Über unsere Erfahrungen bei der Digitalisierung in unserem Elektrobetrieb
Als wir beschlossen haben, unseren Elektrobetrieb konsequent zu digitalisieren, ging das natürlich nicht von heute auf morgen. Über unsere Erfahrungen dabei, kann am besten unser Kollege Niko berichten, denn er war von Anfang an mit dabei.
Niko, wofür bist du verantwortlich und was machst du genau?
Ich bin der CFO und kümmere mich um Finanzen und Controlling der Smart Home Team GmbH, sowohl für die Software-Entwicklung als auch für den Elektrobetrieb. Auf der Projektseite kümmere ich mich um alle kaufmännischen Themen von Angeboten für die Installationen über Nachträge bis zur Rechnungsstellung und dem Zahlungseingang.
Du hattest großen Anteil an der Umstellung auf digitale Tools. Kannst du mir einen Überblick geben, wo wir aktuell mit der Digitalisierung unseres Elektrobetriebes stehen?
Wir erstellen Angebote mit unserem Noocoon Expert Tool und übergeben es von dort in unser ERP. Die Planung und Angebotserstellung bspw. für ein Einfamilienhaus inklusive Kalkulation und Vergleichsmöglichkeit verschiedener Herstellersysteme dauert so nicht mehr mehrere Tage, sondern ist in unter einer Stunde erledigt. Die Vorplanung kann entweder über unseren Endkunden-Konfigurator durch den Kunde selbst gemacht werden oder in manchen Fällen wird sie im Kundengespräch gemeinsam durchgeführt. Unser Kundenkonfigurator wird dann als strukturierter Leitfaden für das Gespräch genutzt und hilft, Kundenwünsche gemeinsam herauszuarbeiten. Und natürlich, um nichts zu vergessen, was sonst im Nachgang abgefragt werden muss. Planungsrisiken sind dadurch extrem reduziert. Danach macht unser Experte eine Feinplanung und übergibt das Angebot ans ERP. Von dort aus wird es dann später in Aufmaß bzw. Rechnung umgewandelt.
Wir nutzen Noocoon Expert auch zur Baustellendokumentation, um Planänderungen und Änderungswünsche der Kunden festzuhalten und möglichst in Echtzeit zu dokumentieren, genauso wie den aktuellen Baustand. So geht nichts verloren und wir sind beim jeweiligen Projekt immer auf Planungsstand. Das hilft ungemein in der Kundenkommunikation aber auch in der internen Abstimmung, vor allem wenn zwischen Planung und Umsetzung einige Monate verstreichen oder sich eine Baustelle länger hinzieht.
Mit dem Kundenkonfigurator von Noocoon können Bauherren ihr Projekt selbst planen.
Durch die Eingabe der Projektdaten entfällt die aufwändige Bestandsaufnahme bei der Angebotserstellung.
Was war damals ausschlaggebend und welche Ziele hatten wir bei der Umstellung von analogen auf digitale Prozesse?
Ein großer Zeit- und Kostenfaktor war immer die Planung für Smart Home Installationen. Vor allem das Zusammenspiel aus Smart Home Bauteilen und den benötigten Elektrokomponenten wie Sicherungsautomaten, Klemmen und FI-Schaltern ist aufwendig und benötigt Expertise in verschiedenen Fachbereichen, die nur wenige Fachleute vereint. Daher waren meist mehrere Mitarbeiter involviert und der Prozess hat immer mehrere Stunden gedauert. So hat sich die Angebotserstellung oft über ein paar Tage hingezogen. Das ist vor allem dann ärgerlich, wenn der Kunde hinterher feststellt, dass das Vorhaben nicht ins Budget passt und er doch eine konventionelle Elektroinstallation bevorzugt.
Das erste Ziel war es also, diese teure Planungszeit auf ein Minimum zu reduzieren und den Kunden zur Erkenntnis zu verhelfen, was genau sie sich in Bezug auf Smart Home und Elektroinstallation leisten wollen oder können – ohne dass wir dabei aktiv werden müssen. Aus dieser Aufgabenstellung ist dann zunächst unser Kundenkonfigurator entstanden. Das Resultat hat mich persönlich sehr überrascht, da hat unser CTO David wirklich ganze Arbeit geleistet.
Als nächstes kam dann der Wunsch auf, die Vorplanung durch den Kunden NACH der Beauftragung weiter zu verfeinern und so eine Detailplanung der Elektroinstallation vorzunehmen. Jetzt können z.B. auch einzelne Steckdosenkreise geplant und angepasst werden sowie Komponenten in kürzester Zeit im Installationsplan verortet werden.
Gab es Herausforderungen oder Schwierigkeiten während der Einführung der digitalen Technologien? Wenn ja, welche waren das und wie wurden sie bewältigt?
Ja, die gab es und es gibt sie immer noch. Die erste Hürde war es, ein ERP zu finden, an das wir unsere Projekte übergeben konnten. Wir versuchen, den Übergabepunkt immer weiter nach hinten zu verschieben, so dass man beispielsweise bereits ein komplettes Angebotsdokument mit Noocoon Expert erzeugen kann, ohne ein ERP zu nutzen zu müssen.
Und natürlich ist es für uns alle immer wieder eine Herausforderung, sich auf neue Prozesse einzulassen. Am Anfang erscheint es oft einfacher, die alten Wege weiterzugehen. Die Planung mit Noocoon Expert geht allerdings so leicht von der Hand, dass keiner mehr zu der Zeit ohne Noocoon Expert zurück will.
Wie haben sich die Arbeitsabläufe und Prozesse seither verändert? Welche Tools wurden eingeführt?
Die größte Veränderung im Projektgeschäft ist in meinen Augen, dass wir mit allen das Büro betreffende Themen viel näher an das Geschehen auf der Baustelle gerückt sind. Angebote sind schnell erzeugt, wir erfassen Nachtragswünsche schneller und rechnen die Projekte zeitnah ab. So gibt es im Nachgang deutlich weniger Diskussionen und finanzielle Einbußen als vorher.
Welche Auswirkungen hatte die Digitalisierung auf die Mitarbeiter in Bezug auf ihre Aufgaben und ihre Fähigkeiten? Gab es Schulungen oder Weiterbildungsmaßnahmen, um das Team auf die Veränderungen vorzubereiten?
Für die Nutzung des ERP haben wir tatsächlich eine Schulung gebraucht… und etliche Telefonate mit der Hotline… auf der anderen Seite des Spektrums ist für unsere Planungssoftware so gut wie keine Schulung notwendig. Wir haben aber natürlich auch hier unsere Experten, auf die wir jederzeit mit Fragen zukommen können. Ein weiteres wichtiges Thema ist digitale Sicherheit – dafür haben wir mit allen eine Schulung bei einem Experten durchgeführt.
Wie beurteilst du insgesamt den Erfolg der Digitalisierung bei Noocoon? Was haben wir aus dem Prozess gelernt?
Wir sind sehr stolz auf das, was wir bisher erreicht haben. Die Größe unserer Projekte hat sich über die letzten fünf Jahre hinweg kontinuierlich gesteigert. Vor fünf Jahren haben wir Projekte durchgeführt, die bei 30.000 Euro lagen, jetzt machen wir auch regelmäßig Projekte über 100.000 Euro und ein Großprojekt, das ein Umsatzpotential von 7 Mio. Euro hat und aus 80 Bungalows, Verwaltungsgebäuden und vier Hotels Ferienapartments besteht. Solche Projekte kann man natürlich nur mit einem Tool wie Noocoon Expert abwickeln. Die Entwicklung, die unser eigener Elektrobetrieb durchlaufen hat mit Hilfe unserer Software sollte aber auch jeden anderen Elektrobetrieb ermutigen, einen ähnlichen Weg zu gehen und die Vorteile der Digitalisierung zu nutzen. Die Energiewende und Dezentralisierung der Energieversorgung ist eine Riesenchance für uns Handwerksbetriebe!
Natürlich haben wir sowohl in der Softwareentwicklung als auch im Handwerksbereich noch viele Ziele, die wir in Zukunft erreichen wollen. Was haben wir gelernt? Ich denke, eine wichtige Erkenntnis ist es, dass man neben tollen Tools und guter Software darauf achten muss, alle Mitarbeiter mitzunehmen und für neue Wege zu begeistern.